Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.

Письмо должно быть идеальным во всем. Даже малейшее несоблюдение правил может навредить вашему авторитету или престижу фирмы.

В краткой форме предлагаем ознакомится с главными правилами деловых писем и более подробно остановимся на заключительной части официального письма.

Вам понадобятся:

Главные правила деловых писем

1. Оформляя письмо, помните, что выражаете не собственный взгляд, а выступаете от имени юридического лица (учреждения, организации или предприятия).
2. Вы обязаны четко представить результаты, которых нужно достичь с помощью этого письма, и эффективно использовать все возможности текста.
3. Четко определите план изложения, выделив информацию на вступление, основную часть или концовку.
4. Во вступлении, после обращения, подготавливаем адресата к восприятию. Это может быть краткое изложение событий, обусловивших возникновение документа. Основная часть содержит изложение сути проблемы с необходимой аргументацией (объяснение, цифровые расчеты, ссылки на законодательные акты).

Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует.

Часть концовки - приложения

Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.

Способы оформления приложений:

1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 5 стр., в 3 экз.

2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.

Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.

3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:

Приложение: согласно списку на … стр.

Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.

Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц.

Вежливость и корректность - основа концовки

Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.

Наиболее употребляемые примеры завершения:

1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:

Еще раз благодарим Вас …

Позвольте еще раз поблагодарить Вас …

Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …

Спасибо за помощь …

2) Выразить надежды:

Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …

Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …

Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …

Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …

Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …

3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):

Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…

Мы будем рады сотрудничать с вами …

Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …

4) Просьба:

Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…

Просим Вас срочно сообщить …

Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …

Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …

5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …

Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …

Прощание

1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:

С уважением…

С уважением и наилучшими пожеланиями…

С искренним к Вам уважением…

Желаем успехов.

2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):

Искренне Ваш…

С наилучшими пожеланиями…

С благодарностью и наилучшими пожеланиями.

Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции!

Английские особенности завершения писем

1. Обычно заканчивают официальное письмо так: Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью, указывая под ней вашу фамилию и должность.
2. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять делать предположения относительно вашего пола, потрудитесь написать свое имя полностью, то есть не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Подпись

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

• Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
• соглашения подписывают представители договаривающихся.

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Директор (подпись) С.П.Антонюк

Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»

(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.Котов

Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!

Печать

На некоторых документах, для закрепления юридической силы, ставят оттиск печати: договора, указы, заключения, .Оттиск должен захватывать часть наименования должности и личную подпись.

Дата

Дату ставят ниже подписи слева.

Официальное письмо датируют днем его подписания или утверждения руководителем учреждения.

Существует общепринятый порядок датировки:

1. Элементы даты пишут в одной строке тремя парами арабских цифр в порядке последовательности: день, месяц, год;
2. если порядковый номер дня или месяца является числом первого десятка (от 1 до 9), то перед ним ставят ноль: 03.01.15 .
3. Слово год, сокращение г . не ставят.

• По окончании, проверьте письмо на грамматические ошибки и проследите, нет ли ничего лишнего.
• Дайте прочитать письмо коллеге или, если возможно, руководителю. Взгляд со стороны поможет определить недостатки, которые могли бы не заметить.
• Не забудьте указать свой телефон/адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
• Кроме общих универсальных требований и правил оформления, надо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности оформления.

Помните, что не все документы имеют полный перечень перечисленных выше реквизитов, а только определенный набор тех, которые обеспечивают юридическую силу и полноту именно это типа документа.

Удачных вам сделок и желаемых ответов!

Частые "вопросы-ответы"

Что приятного написать в конце делового предложения?

Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

Что писать в конце письма "с наилучшими пожеланиями" или "с уважением"?

Однозначно, "с уважением", нужно придерживаться делового стиля общения.

Что обычно пишут в конце письма, если просят скорее ответить?

В деловом письме в этом роде ничего не пишут.

Что написать в подписи электронного письма: "с уважением" или "с наилучшими пожеланиями"?

"С уважением".

Чем заменить подпись "с уважением"?

" При всем уважении", "С почтением".

Чем закончить письмо-презентацию?

Поблагодарить за внимание.

Как по-другому написать "хотел бы уведомить"?

"Хотел бы сообщить", "известить", "проинформировать", "объявить", "довести до сведения".

Фраза: "Закончу свой отчет словами", правильная?

Как привлечь внимание к гарантии?

Как мы с вами убедились, гарантия является важным атрибутом коммерческого предложения. Мы также отметили пользу качественного оформления делового письма. Тем не менее отдельно следует поговорить о том, как привлечь внимание к гарантии. Зачем это вообще нужно?

Гарантия призвана бороться с сомнениями потенциальных клиентов, а также аргументировать цену. Следовательно, если мы сосредоточим свои усилия на визуальном выделении блока с гарантией, мы увеличим шансы на то, что клиент о ней узнает даже при беглом чтении.

Первый и самый простой способ - сделать краткий и целенаправленный подзаголовок, содержащий слово «Гарантия». Его можно выделить либо заглавными буквами, либо жирным шрифтом. При этом сам текст гарантии можно оформить курсивом.

Следующий элемент - поместить текстовый блок с гарантией в графическую рамку.

Гарантию можно представить в виде текстового блока, имеющего небольшие отступы справа и слева по сравнению с остальным

текстом коммерческого предложения. Вы можете выделить гарантию мягкой цветной заливкой, которая не будет резать глаза читателя.

Если ваша гарантия является одним из ключевых параметров всего оффера, вы можете ее использовать в тексте несколько раз - в заголовке и вводной части, кратко и привлекательно (как сеть пиццерий Domino’s Pizza). А в основной части коммерческого предложения остается только ее расшифровать и выделить с помощью различных графических элементов.

Подталкиваем клиента к совершению действия

Об одной структурной части коммерческого предложения почему-то забывают. То ли мы поскорее хотим закончить текст, то ли не понимаем важности этого элемента. Я имею в виду призыв к действию, который наши американские и английские коллеги звонко называют call to action.

Возьмите составленное ранее коммерческое предложение и задайтесь вопросом - какова его задача? Например, вы желаете, чтобы читатель вашего КП перешел по ссылке. Посмотрите, чем заканчивается ваш текст, есть ли в нем фраза: «Перейдите по ссылке »?

Аналогично проинспектируйте и другие свои коммерческие предложения.

Призыв к действию - отражение цели, которую вы ставите перед собой. Человек по своей сути ленивое существо, настолько ленивое, что даже лень спорить с этим утверждением. Порой нам нужен пинок под зад, чтобы мы решились что-то сделать.

Часто замечаю в коммерческих предложениях оборот: «Если Вас заинтересовало наше предложение, перезвоните » . Чем мне

не нравится такой подход? Прежде всего неуверенностью в силе собственного оффера. «Если»! Если вы сами не уверены, то с чего клиент вам поверит?

Если с балкона крикнуть ребенку: «Васенька, если хочешь - иди домой» , Васенька сразу побежит? Зачем своими сомнениями ввергать клиента в сомнения?

У вас только один шанс - сейчас !

Помните кинокомедию «Тупой и еще тупее» с Джимом Керри в главной роли? Герой спросил у девушки: «Сколько у меня шансов?» Она ему ответила: «Я бы сказала, один из миллиона» . Герой не растерялся:

«Ага, значит, все-таки шанс у меня есть».

В коммерческом предложении у вас тоже есть один шанс, чтобы подтолкнуть читателя к действию. Если вам удалось удержать его внимание, заинтересовать оффером, убедить в выгоде - он уже «горяченький». Осталось лишь подтолкнуть его к действию. Если этого не сделать, с 90-процентной вероятностью скажу, что ваше КП не сработало.

Как правило, с вашим текстом клиент знакомится один-единствен- ный раз. Повторно к нему он вернется, если вы предложили нечто неординарное, заинтриговали.

Именно поэтому одно из наиболее эффективных слов, которое встречается во многих призывах к действию, - это «сейчас!» . Вы призываете клиента не откладывать действие на потом, а совершить его «прямо сейчас!».

Сравните два варианта:

Первый вариант - неуверенность, а неуверенность - мать сомнений. Сомнения не приносят денег, наоборот - лишают вас денег. Не только тех, которые вы не получили от читателя, а еще и тех, которые вы потратили на создание, оформление и отправление своего коммерческого предложения. Именно «потратили», потому что они улетели с концами.

Второй вариант не дает даже намека на сомнения. Вы общаетесь со своим клиентом и приглашаете продолжить общение уже по ссылке. Заметили во втором варианте оборот «и вы » ? Это конкретный «стимулятор», о которых мы поговорим немного позже. Задача «стимулятора» - показать клиенту, что он получит, если совершит желаемое действие.

Призыв к действию - одиночка

Вспоминается сюжет из шоу Comedy Club, когда профессор предлагал студенту взять экзаменационный билет: «Ну, тяните же, не тяните» . Студент не знал, что ему делать: с одной стороны, экзаменатор просит тянуть билет, а потом говорит «не тяните». Молодой человек не мог догадаться, что профессор под «не тяните» имел в виду «давайте быстрее!» .

В текстах нужно быть максимально четким, не запутывать читателя. В коммерческом предложении должен быть один призыв к действию. После прочтения клиенту предлагается только один вариант действия - позвонить, ответить на письмо, зарегистрироваться и так далее. Если вы предложите несколько вариантов, он может запутаться.

Есть тонкий момент - действие может преследовать одну цель, но достичь ее можно несколькими способами. Например, вы предлагаете клиенту воспользоваться персональной скидкой:

Здесь мы предложили клиенту не разные действия, а альтернативные способы получения одного и того же результата. А вот если бы мы в одном призыве к действию предложили воспользоваться скидкой, в другом - забронировать себе столик, в третьем - ознакомиться с вечерней программой, он бы пришел в замешательство: «Так что же мне делать?» или «А что нужно делать в первую очередь?»

И мог бы вообще не принять никакого решения.

Четко решите для себя, какое вы хотите предложить действие своему читателю, - и сделайте это.

С чего начинается призыв к действию?

Призыв к действию начинается с глагола, который показывает, что конкретно нужно сделать. Если в провальных конструкциях авторы

к действию должен начинаться с самого действия, то есть с глагола.

Не употребляйте смягчающие фразы: «Вы можете позвонить » и тому подобные. Сразу глагол и сразу действие, ни секунды на сомнения. Хочешь воспользоваться этим шикарным предложением? Звони прямо сейчас!

Почему для действия нужен стимул?

Для того чтобы читатель прислушался к вашему призыву, следует подумать о стимуле. Человек устроен так, что не любит совершать лишних действий. Единственное исключение - когда ему нечего делать, но это не наш случай.

Клиент, который читает ваш призыв к действию, хочет понять, что он получит взамен. Какая будет для него конкретная выгода? В конце концов почему он должен прислушиваться к вашей просьбе?

Вернемся к нашему Васеньке, которого мы зовем домой с балкона. Оцените такой призыв к действию:

Васенька, бегом домой, твои любимые “Трансформеры” начинаются!

И Вася быстро бежит домой. Выгода здесь очевидна. Также к выгоде можно привязать страх потери. Когда читатель понимает: если не совершит предлагаемого действия, то упустит что-то ценное. И чем больше ценности в вашем предложении, тем быстрее он на него отреагирует.

Когда вы предлагаете: «Позвоните нам!», «Ответьте на это письмо!» или «Перейдите по ссылке!», это может ассоциироваться с обычной просьбой, и вредный по своей натуре потенциальный клиент задаст себе простой вопрос: «Да ну их... Оно мне надо?» Чтобы этого не допускать, нужно вводить стимулы:

Ответьте на это письмо, и мы вышлем Вам персональный 20%-ный скидочный купон.

Универсальная формула «выгодного призыва»: «Сделай действие и получи выгоду» . Как писал Сунь-цзы: «Действовать, сверяясь с пользой, называется делом» .

Стимулы, как мы уже знаем, бывают двух видов: предоставление взамен какой-то выгоды или же риск упустить что-нибудь ценное. Прямая задача призыва к действию - стимулировать читателя к действию прямо сейчас!

Остановимся более подробно на различных «стимуляторах».

Подарок как стимул к действию

Человек любит получать подарки, так уж мы устроены. Клиенты - не ваши родственники, не друзья и не близкие люди, ваш подарок для них «удивительно приятен». Под подарком в нашем случае я понимаю все, что идет сверх предложения.

Когда футбольной команде предстоит решающий матч, руководство клуба часто обещает премиальные в случае победы. Можно вспомнить премии на государственном уровне для победителей и призеров Олимпиады. Сотрудники компаний, выполняющие (и перевыполняющие) планы, тоже награждаются. Это для всех стимул - получить что-то больше, чем обычно.

Если вы желаете, чтобы клиент моментально совершил действие (в худшем случае - в ближайшее время), подумайте, чем можно поощрить такое действие, какой подарок или бонус вы можете предложить.

Забронируйте место для участия в семинаре по копирайтингу прямо сейчас и получите в подарок аудит любого своего продающего текста!

Ответьте на это письмо прямо сейчас и получите в качестве бонуса бесплатную 30-минутную консультацию любого нашего врача!

Естественно, большое значение имеет ценность подарка. Поэтому запомните несколько правил:

1. Сам подарок должен быть не только интересен, но и полезен представителю вашей целевой аудитории.

2. Он должен иметь прямое отношение к вашему предложению, то есть использоваться в качестве дополнения.

3. Подарок должен быть оригинальным; если вы предложите то же, что и ваши конкуренты, уникальностью тут и не пахнет. Может случиться так, что ранее клиент воспользовался аналогичным подарком и остался недоволен, и ваше предложение его только оттолкнет.

В некоторых случаях полезно расшифровать подарок. Один из моих клиентов предлагал своим покупателям бесплатный тематический отчет. Он ограничился только названием. Я со своей стороны порекомендовал ему подробнее рассказать и показать его ценность. Он указал, сколько страниц в этом отчете, показал структуру, расписал, чтό нового клиент узнает, и уведомил, что больше этот отчет нигде и никому не предлагается. Некоторые заказчики указывают цену подарка, чтобы визуализировать его ценность. Хороший способ воздействия, очень хороший.

Что такое дополнительная скидка?

Скидка - всегда стимул к действию. Обоснование - страх упустить возможную экономию денег на покупке идентичного товара. Поговаривают, будто многие люди совершают ненужные покупки лишь потому, что на них действует скидка. Не зря даже такое слово появилось - скидкомания.

Ограничивайте срок действия предложения

Да, в призыве к действию мы часто говорим «прямо сейчас». Но рабочие будни наших клиентов проходят не так, как нам хочется. Бывает, что «прямо сейчас» невозможно по ряду причин. Не нужно расстраиваться. Выход всегда есть, а в нашем случае - выход просто потрясающий. Фразу «прямо сейчас» можно заменить конкретным временным промежутком:

Вы предоставляете клиенту свободу маневра. Если он не может откликнуться на ваше предложение прямо сейчас, у него есть несколько дней. Конечно, клиента желательно брать «горяченьким», только на практике теория далеко не всегда работает. Причина часто банальна - сегодня нет денег или бюджет уже распределен. Но это не означает, что у клиента не будет денег завтра или в течение недели. Если ваше предложение его заинтересует, он им воспользуется.

Когда я предлагал временную скидку на один из своих обучающих продуктов, покупатель воспользовался ею не в первый день, а практически впритирку с дедлайном. Набирал необходимую сумму. Я и себя помню, когда покупал мебель для кухни. Цена была под $3000, и в магазине объявили акцию - скидка 30%. Мебель мне очень понравилась, я запомнил срок и стал активно собирать деньги.

Когда вы ограничиваете срок действия вашего оффера, вы уже стимулируете, потому что играете на страхе клиента упустить выгоду. Он боится прозевать такое предложение. Ограничение срока - элемент оффера, но я решил поговорить о нем здесь, потому что наиболее эффектно и эффективно оно смотрится именно в части призыва к действию.

Ограничивайте количество

Только что мы ограничивали время на принятие решения, а сейчас займемся ограничением количества товара, на которое распространяется наше предложение. Помните эффект «Первые клиентов получают скидку» ? Если товар отличный, предложение выгодное, а размер скидки производит впечатление, ограничение станет стимулятором.

Когда предлагается какой-то тренинг, в нем количество участников ограничено по умолчанию. Кто-то готов работать только с 8 участниками, кто-то берет до 15 человек, а кто-то хочет заработать еще больше и готов активно тренировать 30 человек и больше. Это выбор каждого. Но ограничение количества участников стимулирует потенциальных клиентов.

В информационном бизнесе используют дополнительный усилитель - в тексте указывается информация, сколько осталось

Инструкция

В первой части письма, занимающей не больше одного абзаца, напишите, что за вы представляете, и поприветствуйте от ее имени руководство предполагаемого партнера. Здесь уместно использовать такие фразы, как «Наша компания желает процветания Вашему бизнесу», «от имени такой-то выражаем Вам свое почтение». Обязательно укажите название своей организации. Помните, что в виде спама в любую фирму приходит не один десяток писем с предложением заключить договор, поэтому адресат должен сразу понять, о чьем предложении идет речь.

В следующей части письма напомните потенциальному партнеру о том, что вашими компаниями уже существовали предварительные договоренности по конкретному договору или услуге. Можно использовать такие обороты, как « наших переговоров…», «Нами были рассмотрены Ваши пожелания относительно…». Дайте понять адресату, что данное предложение не является шаблонным и базовым, как для всех клиентов, а разработано специально для этой компании, и учитывает все особенности именно этого бизнеса.

В самой большой части предложения укажите, какие именно услуги или товары вы предлагаете, какова их , сроки поставки. Легче воспринимается информация, представленная в таблицах. Предложите клиенту несколько вариантов с разной стоимостью, количеством и объемом предоставляемых услуг, чтобы он мог выбрать наиболее подходящее сочетание. Особо выделите выгоду, которую получит клиент, заключив договор именно с вашей организацией. Здесь можно указать на скидки, специальные предложения постоянным партнерам, возможность заключения договоров на оказание дополнительных услуг или поставку других товаров на экстра-выгодных условиях.

Последнюю часть посвятите пожеланиям и прощальным словам. Используйте стандартные фразы, например, «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество…», «С наилучшими пожеланиями…». Обязательно подпишитесь и оставьте свои координаты, чтоб в случае принятия положительного решения клиент не искал телефон или адрес электронной почты, по которым с вами можно связаться.

Видео по теме

Обратите внимание

Деловые предложения о сотрудничестве обычно делаются представителям различных организаций, предприятий и фирм. Нами движет желание использовать возможность взаимовыгодного сотрудничества. Если вы начинаете с деловой переписки, в которой кратко излагаете суть вашего предложения, должно прилагаться письмо предложения о сотрудничестве. Положительный ответ на предложение о сотрудничестве зависит от того, как вы его сделаете.

Полезный совет

Дело в том, что в обычном коммерческом предложении в качестве основной содержательной и смысловой составляющей есть все необходимое для деления сторон на продавца и покупателя товаров или услуг. В деловом предложении о сотрудничестве также могут быть представлены конкретные позиции для рыночного обсуждения и торга, но все-таки в малой степени. В тексте о сотрудничестве должен содержаться элемент убеждения и воздействия не на покупателя, но на будущего партнера.

Источники:

• деловые предложения о сотрудничестве
• Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве
• Как написать письмо о предложении сотрудничества

Еще несколько лет назад умение выражать свои мысли на бумаге расценивалось как бесценный дар. Сегодня же это не столь важное качество, ведь так легко договориться, да и просто поговорить с помощью телефонной связи. Но все же в некоторых сферах умение писать письма осталось по-прежнему важным аспектом. Деловое общение невозможно без переписки, так, например, многим приходится писать письма о сотрудничестве, которые определяют, состоится ли оно. Именно поэтому очень важно правильно и грамотно составить такое письмо.

Инструкция

Письмо должно оформляться на фирменном бланке организации. Отлично, если шапка письма напечатана цветными чернилами, так как с точки зрения психологов это привлекает внимание читающего.

Известно, что некоторые организации вводят регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, поэтому следующим пунктом будет написание регистрации и даты исходящего сообщения.

После этого в центре посередине жирным и выделенным шрифтом пишите обращение, например, Уважаемые господа! Затем переходите к обращению, оно должно быть написано грамотно, например, «вы, вас, вам» необходимо писать с большой буквы.

После этого укажите повод написания коммерческого предложения, например, это могут быть прошлые отношения или обсуждение на встречи. Далее переходите к написанию самого предложения, не нужно писать большие предложения с подробным анализом дальнейших коммерческих отношений. Всю эту информацию вы можете вынести в приложения, при этом в тексте ссылаясь именно на них.

Затем опишите финансовую сторону, при этом не забудьте указать преимущества сотрудничества с вашей компанией, возможно, это существенная разница в цене или какие-либо особые условия. Также укажите срок, в который будут действовать ваши расценки и предложения.

Далее переходите к описанию условий, например, каким образом вы будете связываться с клиентом, как будет проходить сотрудничество. Также можно рассказать немного о своей фирме, например, представить достижения и успехи в области коммерции.

В конце проставьте подпись и дату. Подписывать письмо о сотрудничестве должен руководитель организации, не забудьте и о расшифровки подписи.

Если письмо имеет несколько страниц, целесообразно будет пронумеровать их, чтобы клиент не запутался. При оформлении приложений, помните, что главное – это простота, так как нагромождение фактов, возможно, утомит вашего будущего клиента.

Видео по теме

Источники:

• как грамотно составить письмо

Инструкция

Большое внимание уделите каждой мелочи в оформлении письма. Его текст должен быть достаточно крупным, чтобы читать его было удобно. Постарайтесь, чтобы цвет его не был серым, как это бывает, когда в принтере кончается картридж. Бумага должна быть белой, хорошего качества. Прочитайте правила оформления деловых документов, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы сделать правильные отступы на поля. Писать его лучше на бланке вашего предприятия. И, конечно, идеальная грамотность тут просто необходима.

Даже если вы предлагаете свое сотрудничество юридическому лицу, обязательно узнайте имя и отчество руководителя, упомянув его в приветствии после слова «Уважаемый». После этого обычная вежливость требует, чтобы вы представились сами. Вы можете тоже сделать это, назвав сваю фамилию, имя и отчество, а также должность, которую вы занимаете на предприятии, от лица которого пишете. Затем расскажите о своем предприятии, упомяните, как давно оно присутствует на рынке и перечислите своих деловых партнеров, сотрудничество с которыми было успешным.

Прежде чем вы перейдете к изложению своего предложения, буквально в двух словах упомяните что вы, например, давно с интересом наблюдаете за деятельностью предприятия, которое возглавляет ваш адресат или что это предприятие известно своими новаторскими разработками. Это ему будет приятно и расположит к вам, а также объяснит, почему вы обратились по этому адресу.

Само предложение высказывайте четко и конкретно, подтверждая его экономическими и статистическими выкладками. Но тут постарайтесь соблюсти баланс, чтобы текст был понятным и убедительным, но при этом не слишком длинным. Читающему ваше предложение о сотрудничестве должна быть сразу ясна несомненная экономическая выгода. Если вы рассчитываете на долгосрочное сотрудничество, то может быть, есть резон взять на себя чуть больше обязательств.

После заключения, обязательно укажите в последнем абзаце свои контактные телефоны и адрес электронной почты.

Видео по теме

письмо , звонок или личная встреча – нужно сказать то, что человека заинтересует. В данной ситуации краеугольным камнем всего делового предложения должно стать изложение выгоды партнера, и начинать свою речь нужно именно с этого.

Предложение о сотрудничестве нужно продвигать грамотно, чтобы был шанс заинтересовать. Порядок блоков предложения должен идти в следующем порядке: описание интересов будущего партнера, основной текст предложения, вопросы и неясные места (хотя нужно стараться так говорить или писать так, чтобы вопросов не оставалось или их было мало), просьба связаться лично, контактная информация и координаты.

Слишком длинным письмо не должно быть – у руководителя может не хватить времени и терпения прочесть его до конца. Но и коротким тоже – это будет выглядеть как спам или отписка. Обязательно должно быть обращение, даже если предложение направлено юридическому лицу. Можно обратиться к руководителю или топ-менеджеру компании. Письмо не должно быть безликим.

Информацию о том, что вы предлагаете, следует излагать кратко. После этого нужно так же кратко обозначить преимущества сотрудничества с вами, можно привести рекомендации и отзывы. Далее можно дать характеристику вашего товара или услуги. Кроме того, нужно изложить условия работы.

Могут остаться вопросы

После того как вы сделаете свое предложение, обязательно следует поинтересоваться у собеседника, есть ли у него какие-нибудь вопросы, все ли ему понятно. В конце можно задать простой вопрос, который сразу покажет, есть ли у вас этой компанией перспективы на будущее: «Вы бы хотели работать с нами?» или «Можем ли мы надеяться на сотрудничество со столь уважаемой компанией, как ваша?»

Если отказали

В случае отказа воспринимайте ситуацию легко. Нельзя показывать несостоявшемуся партнеру, что вы очень обижены и рассержены. А вот немного разочарования от упущенной возможности совместной работы можно продемонстрировать. В любом случае, у собеседника должно остаться хорошее впечатление о вас. Продемонстрируйте свой профессионализм. Кто знает, может ваши пути еще пересекутся?