Правила оформления реквизитов служебных документов. Общие требования. Справочные данные об организации

13.08.2019

А. 3 Б. 2 В. 1 Г. Не установлено

А. Вид документа Б. справочные данные об организации В. код организации Г. регистрационный номер документа и ссылка на дату и номер поступившего документа

3. Реквизит "подпись" состоит из: А. Названия организации, подписи, инициалов, фамилии и должности Б. Должности, Ф.И.О., лица В. подписи и расшифровки Г. названия организации, подписи и телефона

Перед отправкой заявки внимательно прочитайте следующие страницы! Ответственность за информирование и осведомленность заявителя о наших требованиях и процессе лежит на заявителе. Большинство студентов, которые поступили в Школу стоматологии, закончили степень бакалавра к моменту окончания обучения. Минимальная потребность в приеме составляет 90 семестров часов академической работы, которая проводилась в аккредитованном четырехлетнем колледже или университете. Заявители должны иметь большинство предварительных условий, заполненных при подаче заявки.

4.Найдите правильное утверждение: А. текст коммерческого письма состоит из одной смысловой части Б. каждое предложение в тексте выделяется в самостоятельный абзац В. предпочтительны сложные предложения Г. никогда между абзацами не ставится пробел

5. Найдите неправильное утверждение: А. в коммерческом письме рекомендуется использовать цифровой способ проставления дат Б.адрес всегда указывается в обратной последовательности В. приложение является необязательным реквизитом письма Г. поддпись всегда располагается после заключительной формулы вежливости

Начальный срок регистрации студентов стоматологов изменился с осени на лето. Общее правило: предварительные курсы должны быть предложены в конкретном научном отделе или должны идентифицировать предмет в названии курса. Другие рекомендуемые курсы: анатомия, гистология, физиология, публичные выступления и искусство.

Требуются три рекомендательных письма. Настоятельно рекомендуется, чтобы ваше научное письмо было из научного преподавателя. В качестве альтернативы, некоторые учреждения предлагают оценочные письма, написанные из препрофессионального комитета. Письма должны быть на фирменном бланке и содержать подпись и контактную информацию автора, в письмах должны указываться возможности или условия, в которых ваш профессор знал вас. Чтобы рекомендательное письмо считалось научным письмом, оно должно быть написано инструктор, который научил вас на курсе по науке и дал вам оценку письма. Письма из предыдущего цикла приложений не будут использоваться для завершения нового приложения.

Это приемлемо вместо трех рекомендательных рекомендаций.
Не отправляйте письма в школу.
Планируйте заранее, запрашивая рекомендательные письма.
Письма, представленные позднее, задерживают обработку заявки.

Тестирование стоматологических приемов проводится Американской стоматологической ассоциацией.

6. Все оферты делятся на: А. твердые и мягкие Б. требующие ответа и не требующие ответа В. регламентированные и не регламентированные Г. твердые и свободные

7 Акцепт - это: А. ответ на предложение Б. письмо-подтверждение В.сопроводительное письмо Г. ответ на приглашение

1. Количество схем расположения реквизитов коммерческого письма составляет: Г. Не установлено
2. Реквизит "ссылка на документы отправителя и получателя" соответствует нашим реквизитам: Б. справочные данные об организации 3. Реквизит "подпись" состоит из: А. Названия организации, подписи, инициалов, фамилии и должности
4.Найдите правильное утверждение: Г. никогда между абзацами не ставится пробел
5. Найдите неправильное утверждение: А. в коммерческом письме рекомендуется использовать цифровой способ проставления дат

Члены Приемной комиссии проверяют заполненные файлы приложений, а затем голосуют по решению. Интервью не являются частью процесса приема, хотя кандидат может попросить заявителя предоставить дополнительную информацию, чтобы помочь в ее рассмотрении. Заявители на личные собеседования не будут признаны или предоставлены.

Заявки, которые отклоняются, не подлежат обжалованию. Форма заявки, личное заявление и другие материалы, представленные в поддержку заявки, должны быть на момент подачи заявки. Никакая часть заявки не будет возвращена по какой-либо причине. Обратите внимание, что плата за обучение и сборы могут быть изменены Советом попечителей городского университета в Нью-Йорке.

Ответить

Приемная комиссия стремится оценить навыки письменного дела заявителя, приверженность принципам юридической школы и участие в внеклассных или служебных мероприятиях путем оценки требуемого личного заявления. Пожалуйста, задайте следующие вопросы в контексте вашего личного заявления. Требований минимальной или максимальной длины не требуется.

Идентификатор электронной копии документа

Для подачи заявки на прием требуется два рекомендательных письма. Мы ищем письма от людей, которые знают вашу работу и способности необычайно подробно и подробно, и которые готовы потратить время, необходимое для того, чтобы предоставить нам более глубокое понимание деятельности, работы или событий, которые демонстрируют вашу силу в одном или нескольких из областях, представляющих особый интерес для нашей приемной комиссии.

Ответить

Другие вопросы из категории

решите пожалуйста задачи! 1) В магазине началась акция:цены на золотые украшения упали на 20%. Но значительного роста продаж не наступило.

Почему это произошло?

Специфический характер программы юридического факультета и критерии, используемые в процессе приема, не являются типичными. Если есть два человека, которые могут предоставить особое представление о вашем опыте, способностях или способностях, особенно в отношении критериев, которые мы принимаем, вы должны попросить их отправить письма. Например, письма профессора, который вас научил, или от руководителя на работе или волонтерской деятельности, или от сообщества или духовного лидера, с которым вы работали, могут быть особенно полезны.

Письма друзей семьи, которые знают только вас в обществе, не помогают. Письма от родственников неприемлемы. Рекомендательные письма являются важной частью процесса рассмотрения Приемной комиссии. Все заявители должны представить два рекомендательных письма от имени своей заявки на прием.

2) Что произойдет со спросом на хлеб, если возрастет на него цена. Можно ли предположить, что спрос на него резко упадет?

1при снижении цены товара, выручка увеличится, если спрос:

а)неэластичный
б)эластичный
в)еденичной эластичности
г)абсолютно неэластичный
2если при снижении цены на 10%, спрос повысился на 10%, то спрос:
а))эластичный
б))еденичной эластичности
в)неэластичный
г) перекрестной эластичности

Если вы предоставили академическое рекомендательное письмо в своем предыдущем заявлении, мы будем отмечать это письмо как одно из двух обязательных писем. Каждое письмо должно быть на фирменном бланке, датированном в прошлом году, и иметь оригинальную подпись рекомендателя.

Контрольный список требований к приложениям

Лица, которые ранее подали заявку на прием в юридическую школу и которые хотят подать заявку снова, считаются заявителями. Претенденты на прием в первый год должны представить в соответствии с нашими правилами следующие документы. Передающие заявки и повторные заявители для реадмиссии могут иметь разные или дополнительные требования. Перед тем, как заполнить и подать заявку, всем заявителям рекомендуется внимательно прочитать и следовать этим инструкциям. Если у вас есть вопросы или вы не понимаете какой-либо части этих инструкций, свяжитесь с Управлением по приему.

Роджер и Дэвид - два пожилых соседа, живущих в небольшом американском городке. У каждого из них перед домом есть абсолютно одинаковые лужайка и цветник, и

раз в неделю они занимаются своими зелёными насаждениями. Дэвид подстригает газон за 40 минут и пропалывает цветы за 80, а Роджер тратит на каждую из операций по 2 часа(при этом лужайки и клумбы после окончания работ выглядят абсолютно одинаково). Как-то раз Роджер предложил соседу: "Давай, я прополю три четверти твоей клумбы, а ты взамен выкосишь весь мой газон?". Дэвид согласился. Объясните, почему каждый из них выиграл от подобной сделки?

Крайний срок подачи заявок на участие в первом году обучения. Обзор приложения начинается только после его завершения; рекомендуется раннее применение. Принтер с фирменным бланком ожидает только печатных документов и счетов-фактур. Предприниматели хорошо ассоциируются - именно на этом чаще всего печатаются счета-фактуры, которые передаются клиентским поселениям.

Бланк - это не просто сбережения. Наконец, вам не нужно иметь цветной принтер для печати логотипа вашей компании в правильных цветах, только черно-белый текст. Не забывайте, что фирменный бланк является одним из незаметных рекламных носителей. Как часто вы находите счета в своем счете для своего поставщика? Представьте, что ваши клиенты делают то же самое.

Читайте также

Тарифная ставка рабочего V разряда составляет 19 руб./ч. Продолжительность рабочего дня – 7 ч. Количество рабочих дней в месяце – 20. Норма выработки –

20 деталей за смену. Фактическая выработка за месяц – 450 деталей.

Бланки и юридические требования

Эстетическая фактура, предложение или договор являются доказательством компании. Как он заботится о своем имидже и как он приближается к профессионально? Как идентифицировать себя с вашей визуальной идентичностью. Все компании, перечисленные в Национальном судебном реестре, должны включать такую информацию, как.

Закон четко не определяет, что написано, а что нет. Поэтому каждый заказ, предложение или контракт лучше всего печатать на фирменном бланке со всеми перечисленными данными. Очевидно, что контактная информация должна быть на каждом фирменном бланке. Если вы не уверены, что ваша компания должна публиковать в письмах, напишите нам. Мы сотрудничаем с Бюро юридических фирм и с удовольствием свяжемся с вами.

Рассчитайте заработок рабочего за месяц:

а) при простой повременной системе оплаты труда;

б) повременно-премиальной системе оплаты труда (премия составляет 10 % от тарифа);

в) прямой сдельной оплате труда (расценка за одну деталь – 7,2 руб.);

г) сдельно-премиальной системе оплаты труда (премия – 0,5 % от сдельного заработка за каждый процент превышения нормы выработки);

Как создать фирменный бланк эстетически

Бланк должен быть тонким. Все типы фотографий и графики не рекомендуется. Убедитесь, что графика не занимает слишком много места. Слишком много полей с адресами или логотипами будут мешать печати писем, счетов-фактур и т.д. постарайтесь указать как можно меньше данных - вам не нужно вводить 5 телефонных номеров. Только один, в секретариат. То же самое относится к адресам электронной почты или мессенджерам. Не забудьте создать фирменный бланк для профессиональной компании, которая знает, как это сделать.

д) сдельно-прогрессивной системе оплаты труда (повышающий коэффициент – 1,5).

Помогите решить задачу! Тарифная ставка рабочего V разряда составляет 19 руб./ч. Продолжительность рабочего дня – 7 ч. Количество рабочих дней в месяце

– 20. Норма выработки – 20 деталей за смену. Фактическая выработка за месяц – 460 деталей. Рассчитайте заработок рабочего за месяц: а) при простой повременной системе оплаты труда; б) повременно-премиальной системе оплаты труда (премия составляет 10 % от тарифа); в) прямой сдельной оплате труда (расценка за одну деталь – 7,2 руб.); г) сдельно-премиальной системе оплаты труда (премия – 0,5 % от сдельного заработка за каждый процент превышения нормы выработки); д) сдельно-прогрессивной системе оплаты труда (повышающий коэффициент – 1,8).

Данная статья продолжает рассмотрение правил оформления деловых писем, которые установлены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и конкретизируются в инструкциях по делопроизводству. В предыдущем номере рассказывалось о составе реквизитов письма и давались некоторые правила оформления реквизитов, используемых при создании бланков писем. Теперь речь пойдет о реквизитах, оформляемых в процессе подготовки письма.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в редакции от 30.06.2003). Законом установлено три варианта изображения герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках.

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Как правило, помещать герб субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъекта Федерации. Нормативными актами субъектов Российской Федерации для изображения герба на бланках могут предусматриваться многоцветный и одноцветный варианты.

Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами также вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности. Изображение герба субъекта Российской Федерации (герба муниципального образования) также размещается на верхнем поле документа.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы (Минобороны России, МВД России, МЧС России и др.). Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом РФ от 23.09.1992 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» (в редакции от 11.12.2002, с изменениями от 24.12.2002).

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещено изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема, товарный знак (знак обслуживания) могут размещаться на верхнем поле документа или на уровне наименования организации слева.

Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код организации проставляют в деловых письмах в составе справочных данных об организации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и представляет собой тринадцатизначный цифровой код. ОГРН, как и код организации по ОКПО, указывается в составе справочных данных и только в бланках писем.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – это десятизначный цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика, КПП – девятизначный цифровой код, дополняющий идентификационный номер налогоплательщика. ИНН/КПП также указывается в составе справочных данных об организации, в бланках писем.

Наименование организации

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (учредительном договоре, уставе или положении). Кроме собственно наименования на бланке указывается организационно-правовая форма организации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

На практике наблюдаются расхождения в указании наименований должностей и построении бланка письма должностного лица, что можно объяснить отсутствием четких положений по этому вопросу в ГОСТ Р 6.30-2003.

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Дата документа

Датой письма является дата его подписания должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять так: 05.06.2007 .

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г. , а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.06.05 ) (Пример 6).

При переписке с зарубежными партнерами следует иметь в виду, что международным стандартом ИСО 8601:2004 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год – месяц – день (разделяются дефисом), например: 2007-06-05 .

Указанный порядок оформления даты закреплен также в действующем в нашей стране ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования».

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или работник службы делопроизводства при регистрации документа, которая, по правилам делопроизводства, должна проводиться в день подписания документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При направлении документов в другие организации решающее значение может иметь дата отправки документа или дата его поступления к адресату. Например, в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 03.11.2006) днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, созданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается.

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма.

Адресат

Реквизит размещается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221). «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес пишется в следующем порядке:

Для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

Наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

Название улицы, номер дома, номер квартиры;

Название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

Название района;

Название республики, края, области, автономного округа (области);

Название страны (для международных почтовых отправлений);

Почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения) и постоянным корреспондентам.

Резолюция

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок может отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом, даже если они оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе введены в систему контроля и исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют ее на верхнем поле документа справа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. В большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение );

От первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить );

От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным ).

Если письмо содержит однородные данные, которые могут быть систематизированы по определенным признакам, часть текста письма может быть оформлена в виде таблицы. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты (в заявках, предложениях и т.д.).

При необходимости разделения текста письма на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: проект договора аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В ГОСТ Р 6.30-2003 случаи, когда в качестве приложения выступает электронный документ, не рассматриваются. В этой связи представляют интерес положения инструкций по делопроизводству, включающие положения по этим вопросам. Например, в Инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А) установлено, что в случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc»

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия.

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия 5 файлов на магнитном носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке организации, об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес [email protected].

Подпись

Подпись оформляется на 2–3 интервала ниже текста письма (под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если письмо оформлено на бланке, и полное – на письме, оформленном без бланка); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства по

физической культуре и спорту

Астраханской области Личная подпись Г.А. Лебедев

Руководитель агентства Личная подпись Г.А. Лебедев

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Деловое письмо может быть подписано лицом, исполняющим обязанности руководителя. В этом случае перед должностью проставляется сокращение «и.о.»:

И.о. генерального директора Подпись А.Д. Строганов

Не допускается ставить предлог «За», сокращение «Зам.» или косую черту перед наименованием должности, если письмо подписывает не то должностное лицо, подпись которого оформлена.

Визы согласования документа

Деловое письмо до подписания его руководителем должно пройти процесс согласования и визирования всеми заинтересованными лицами. Письмо визируется исполнителем, руководителем подразделения, а также, в зависимости от содержания документа, – руководителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, юристом и др.

Виза согласования включает личную подпись визирующего с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату визирования, а при необходимости – и наименование должности визирующего, например:

Начальник отдела кадров Подпись И.П. Серов

Служебные письма визируются на копиях, остающихся в организации, на лицевой стороне последнего листа. Если письмо готовится в одном экземпляре и пересылается корреспонденту не по почте, а по факсу, то визы проставляются на оборотной стороне письма, так как после передачи по факсу этот же экземпляр письма передается на хранение в дело.

При наличии замечаний визу на документе дополняют мнением визирующего: «Замечания прилагаются» или «Имеются замечания» и т.п. Если при визировании в текст письма вносятся существенные изменения, оно подлежит доработке и повторному визированию.

Оттиск печати

Необходимость заверения документа печатью устанавливается нормативными актами. Печатью заверяют документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Инструкция по документационному обеспечению организации должна содержать в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации. Обязательного заверения печатью требуют гарантийные письма, письма финансового содержания, направляемые в налоговые органы, банковские и другие учреждения. Печатью заверяются доверенности, оформляемые на бланке письма организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать только наименование должности. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эту отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

О.М. Федорова

Дополнительные отметки «Исп.:», «Исполнитель:» или «Телефон:», «Тел.:» не ставятся. Инструкциями по делопроизводству некоторых организаций предусматривается указание имени и отчества исполнителя полностью, а также указание индекса его структурного подразделения по номенклатуре дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлено письмо-предложение по факсу 12.02.2007 № 81

В дело № 02-18

Подпись 12.02.2007

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется в момент изготовления письма и используется для поиска электронной копии письма в компьютерной базе данных. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы письма (как нижний колонтитул) и может содержать: наименование файла, дату, код оператора и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»